De personoplysninger, vi indsamler om dig, opbevarer og håndterer vi trygt og sikkert i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.
Personoplysninger
Personoplysninger er al information, som direkte eller indirekte (det vil sige sammen med andre oplysninger) kan kobles til dig, for eksempel navn, billede, cpr-nummer og uddannelsesoplysninger.
Når vi behandler en ansøgning fra dig, kan vi både have behov for at behandle almindelige, følsomme og øvrige personoplysninger om dig for at varetage dine interesser. Hvis vi ikke modtager de nødvendige oplysninger, vil vi ikke være i stand til at foretage sagsbehandling, tildele dig ydelser eller forvalte dine retskrav.
Hvis du henvender dig telefonisk til styrelsen, gemmer vi det telefonnummer, du ringer fra, opkaldstidspunkt og varighed. Oplysninger gemmes så længe, der er behov for dem og bruges alene til udarbejdelse af telefonstatistik. Oplysningerne kobles ikke til eventuelt konkrete sager du måtte have hos styrelsen.
Når du søger SVU
Når du søger SVU, behandler vi følgende personoplysninger om dig:
- Dit navn og dine kontaktoplysninger
- Dit cpr-nummer
- Dine uddannelsesoplysninger
- Oplysninger om din beskæftigelse og dine arbejdsforhold
- Oplysninger om dit statsborgerskab
- Oplysninger om, om du tidligere har fået SVU
- I nogle tilfælde dine helbredsoplysninger
- Oplysninger om dine private-, sociale- eller strafbare forhold
- Telefonnummer du ringer fra ved telefoniske henvendelser til styrelsen
- Andre oplysninger som er relevante ved tildeling af SVU
Når vi behandler dine personoplysninger som led i vores sagsbehandling, omfatter det også behandling af klage- og kontrolsager samt besvarelse af generelle henvendelser fra borgere og andre myndigheder.
Vi bestræber os på at beskytte dine personoplysninger bedst muligt i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og vores retningslinjer for informationssikkerhed. Vi har faste procedurer for databeskyttelse – for eksempel udveksler vi dine personoplysninger sikkert, og medarbejdere i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har kun adgang til de personoplysninger, der er nødvendige for behandlingen af sagen. Vi logger desuden hændelser i vores IT-systemer og anonymiserer dine personoplysninger, når dine data opbevares for en længere periode, end sagsbehandlingen varer.
Vores behandling af dine personoplysninger følger love og bekendtgørelser om statens voksenuddannelsesstøtte (SVU), databeskyttelseslov og forordning samt de generelle regler for offentlig forvaltning.
Vi journaliserer dine personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler. Efter aflevering til arkivmyndighederne opbevarer vi en kopi i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, så længe der fortsat er et administrativt formål med opbevaringen, hvorefter oplysningerne slettes eller anonymiseres, så de ikke længere kan kobles til dig.
Sådan bruger og videregiver vi dine oplysninger
De oplysninger vi får om dig, stiller vi til rådighed for den SVU-administrator, du vælger at ansøgningen skal sendes til. Når vi henter oplysninger fra Skattestyrelsen og CPR-registeret eller overfører penge til din eller din arbejdsplads’ konto, bruger vi dit cpr-nummer. Vi bruger også dit cpr-nummer, når vi giver oplysninger til Skattestyrelsen og det fælleskommunale kontrolsystem, så kommunen kan se, at du får SVU.
Vi kan videregive dine oplysninger til:
- Udebetaling Danmark og Skattestyrelsen, hvis du skal betale SVU tilbage
- Ankenævnet for Statens Uddannelsesstøtteordninger, hvis du klager over en afgørelse, som er truffet af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
- leverandører, både inden og uden for EU, som for eksempel drifter IT-løsninger, foretager sagsbehandling eller opkræver gæld på vegne af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
- myndigheder og institutioner, som vi samarbejder med, for eksempel Danmarks Statistik til statistiske formål, eller andre ved registersamkøring i kontroløjemed eller myndigheder og institutioner, som har et selvstændigt formål med behandlingen af dine personoplysninger.
Når andre behandler personoplysninger på vores vegne, sikrer vi os fortsat, at dine oplysninger håndteres forsvarligt, og vi fører tilsyn. Hvis vi anvender leverandører uden for EU, tager vi desuden særlige beskyttelseshensyn af både teknisk og organisatorisk karakter, så behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.
Når dine personoplysninger overgår til en anden modtager, som er selvstændigt dataansvarlig, for eksempel en anden myndighed, er det dennes privatlivspolitik og information om håndtering af personoplysninger, der er gældende.
Dine rettigheder
Når vi har indsamlet og registreret personoplysninger om dig, har du forskellige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Hvis du vil benytte en eller flere af disse rettigheder, kan du sende os en skriftlig henvendelse med brev eller Digital Post med angivelse af navn, cpr-nummer og hvilken af følgende rettigheder, du vil benytte:
- Ret til at se oplysninger/indsigtsret - du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
- Ret til berigtigelse/rettelse - du har ret til at få urigtige personoplysninger rettet. Du har også ret til at få dine personoplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
- Ret til begrænsning af behandling - i visse tilfælde har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til indsigelse og ret til sletning - du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og i visse tilfælde, ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig inden udløb af vores sædvanlige opbevaringstid.
Mere information
På svu.dk kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi skal bruge, for at kunne behandle din ansøgning om SVU, og der finder du også oplysninger om, hvordan du kontakter en SVU-administrator.
Kontaktoplysninger
Hvis du mener, at vi ikke behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, kan du kontakte Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger:
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Haraldsgade 53
2100 København Ø
Telefon: +45 7231 7800
Mail: ufs@ufm.dk
www.ufm.dk
Ønsker du yderligere information om behandlingen af dine personoplysninger, kan du læse mere på www.ufm.dk
Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver for yderligere uddybning:
Marit Abel
Uddannelses- og Forskningsministeriet,
Børsgade 4,
1215 København K
Telefon: +45 72318909
Mail: DPO@ufm.dk
Klage til Datatilsynet
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk her.